Terminologie-Management: Vorbereitungen für eine perfekte Termbank
Der Begriff „Terminologiedatenbank“ ist sicher vielen bekannt und mit Sicherheit haben sich auch schon viele daran versucht eine solche Datenbank zu erstellen. Doch welche allgemeinen Regeln gilt es dabei zu beachten, sodass man einen anhaltenden Nutzen erzielt und sich der Aufwand überhaupt lohnt?
In vielen Firmen existieren vielleicht sogar schon Glossare oder Termbanken, jedoch meistens mehrere, voneinander unabhängige. So ist der Aufwand der Pflege dieser Datenbanken enorm und es kann dazu führen, dass unterschiedliche Termini unterschiedlich definiert und verwendet werden. Bei einer funktionierenden Termbank kommt es darauf an, dass diese für jegliche Nutzer zugänglich ist und die Zugriffs- bzw. Bearbeitungsrechte im Vorfeld festgelegt wurden. Natürlich ist der Aufbau einer Termbank von Programm zu Programm unterschiedlich und es müssen die verschiedensten Aspekte beachtet werden. Trotzdem gibt es ein paar universelle Regeln und Tipps, wie man die Erstellung einer Termbank angeht.
Der Weg zu einer perfekten Termbank kann mühsam sein, doch Sie werden feststellen: Es lohnt sich! Sowohl intern als auch extern profitieren Sie von einer vollständigen und verständlichen Terminologiedatenbank. Sie, als Manager, werden deutliche Kosten- und Zeitersparnisse erreichen. Sie, als Mitarbeiter einer beliebigen Abteilung, können sich die Recherchearbeiten sparen und Ihre Zeit für Ihre eigentliche Arbeit nutzen. Schlussendlich werden Sie, als Kunde, keine Verständnisprobleme und Rückfragen mehr haben und keine Zeit mehr damit verbringen in Warteschleifen des Servicebereichs zu sein.
Um die folgenden Arbeitsschritte anschaulich und detailliert zu erklären
legen wir den Klebebinder BQ-160 EVA der Firma Horizon als Beispiel zu Grunde.
- Inhaltsdefinition:
Ausgehend vom Oberbegriff werden einschränkende Merkmale angegeben. - Umfangsdefinition:
Alle Unterbegriffe derselben Hierarchiestufe werden aufgezählt. - Bestandsdefinition:
Alle Teilbegriffe derselben Hierarchiestufe werden genannt.
Beispiel Definition aus Bedienungsanleitung BQ-160 EVA der Firma Horizon
- Bindung von Buchblöcken -> Ziel der Maschine
- Bindung von Buchblöcken -> für dieses spezielle Produkt
- Mittels EVA-Heißleim -> mit diesem Hilfsmittel
Haben also nun alle Benennungen ihre Definitionen erhalten und sind klar verständlich, geht es an die Erstellung eines Begriffssystems.
Im Begriffssystem werden alle Begriffe aus einem Begriffsfeld eingegliedert. Ein Begriffsfeld stellt eine Menge von Begriffen dar, die thematisch zueinander in Beziehung stehen. Diese Begriffe werden im Begriffssystem entsprechend der Begriffsbeziehungen zueinander in Verbindung gesetzt und geordnet. Diese Zuordnung wird meist grafisch dargestellt und nennt sich dann Begriffsplan.
Begriffsbeziehungen lassen sich ähnlich wie die zuvor genannten Definitionsarten unterteilen:
- Hierarchische Begriffsbeziehung
– Bestandsbeziehung (Ein Oberbegriff; darunter werden Teilbegriffe aufgelistet)
– Abstraktionsbeziehung (Der untergeordnete Begriff schließt den Begriffsinhalt des übergeordneten Begriffs mit ein, unterscheidet sich aber in mindestens einem zusätzlichen Merkmal) - Nicht-hierarchische Begriffsbeziehungen
– Sequentielle Begriffsbeziehungen
1. Temporal
2. Kausal
– Oppositionelle Begriffsbeziehungen
– Pragmatische Begriffsbeziehungen
In unserem Beispiel gehen wir vorerst nur auf die hierarchischen Begriffsbeziehungen ein.
Beispiel aus Bedienungsanleitung BQ-160 EVA der Firma Horizon
In diesem Beispiel kann man eine Abstraktionsbeziehung erkennen, wobei der übergeordnete Begriff Klebebindung ist.
Die drei Auflistungen stellen jeweils einen untergeordneten Begriff dar. Die Klebebindung (Begriffsinhalt des übergeordneten Begriffs) ist in allen drei Unterarten enthalten. Zudem unterscheiden sie sich aber jeweils in mindestens einem Merkmal (mit Umschlag, ohne Umschlag, mit Fälzelband) vom Oberbegriff.
Im Folgenden haben wir einige Begriffe aus der hier verwendeten Bedienungsanleitung genommen, diese miteinander in Beziehung gesetzt und eine grafische Darstellung entworfen.
Begriffssystem Klebebinder:
Dies ist natürlich nur ein minimaler Ausschnitt des Begriffssystems unseres Klebebinders. Wie in der Darstellung zu sehen ist, besteht sie zu diesem Zeitpunkt nur aus Bestandsbeziehungen. Dies ist meistens der beste Anfangsschritt, um sich einen Überblick zu verschaffen.
An oberster Stelle steht die Benennung Klebebinder. Natürlich könnte man darüber noch einen Oberbegriff wie Maschine oder Bindegerät stellen, dies ist jedoch kein Muss.
Zusätzlich kann das Begriffssystem um Abstraktionsbeziehungen erweitert werden, wenn es zum Beispiele verschiedene Klebebinder gibt, die auf unterschiedliche Verfahren zurückgreifen. In unserem Beispiel handelt es sich um einen spezifischen Klebebinder, der exakt so aufgebaut ist und nach diesen Schritten verfährt.
Damit das Begriffssystem nicht unübersichtlich wird, kann es sinnvoll sein dieses in kleinerem Umfang zu erstellen. So könnten zum Beispiel das Kerbwerk, der Leimtank und die Anpressstation in einzelnen Begriffssystemen dargestellt werden. Dadurch werden die Begriffssysteme einerseits detaillierter und gleichzeitig nicht überfüllt von Begriffen.
Eine letzte Beispiel-Darstellung möchten wir noch hinzufügen:
Die sequentielle Begriffsbeziehung (temporal)
Diese Art von Begriffssystemen stellt Prozesse und Arbeitsschritte dar.
Generell gilt: am besten eignet sich eine gemischte Darstellung, da man so jegliche Komponenten sowie Verfahren darstellen kann. Dies ist natürlich vom Produkt beziehungswiese vom Bereich abhängig. Welche Struktur für Sie die beste ist, stellt sich während der Erstellung eines Begriffssystems heraus, da Sie dabei den Überblick gewinnen welche Komponenten in welcher Beziehung zueinander stehen und welche Funktionen diese übernehmen.
Haben Sie sich nun einmal die Mühe gemacht und ein solches Begriffssystem erstellt, ist der Weg zur perfekten Termbank nicht mehr weit. Durch diese strukturiere und detaillierte Auflistung/Darstellung können Sie zusammen mit einem Terminologen eine – auf Dauer nutzbare – Terminlogiedatenbank erstellen und die Terminologie im Unternehmen etablieren.
Unsere Lösung: beProfessional
Von Laura Münch Team Assistent in Zusammenarbeit mit Verena-Kristin Bickel bei because Germany KG