Terminology

Terminologie-Management – Wie macht man es richtig? Teil 1

Terminologie-Management: Eine Herausforderung die gemeinsam gemeistert werden muss

Viele Unternehmen möchten ihre Übersetzungskosten sowie den damit einhergehenden Zeitaufwand so gering wie möglich halten. Kurzfristig mag es vielleicht eine kostengünstigere Lösung sein die Terminologiearbeit zu umgehen, jedoch ist es langfristig die weitaus bessere Alternative. Wie also etabliert man ein strukturiertes Terminologie Management im Unternehmen?

Und wieso sollte man überhaupt so viel Zeit in das Terminologie-Management investieren und was gilt es dabei eigentlich alles zu beachten?

Terminologie-Management bedeutet den Fachwortschatz eines Unternehmens zu erfassen, zu vereinheitlichen, für alle zugänglich zu machen und zu pflegen. Jeder kennt das Problem, es gibt ein Objekt und allein einer einzigen Person fallen dazu schon mindestens drei verschiedene Begriffe ein. Ein Unternehmen jedoch sollte darauf achten sich nach außen hin einheitlich zu präsentieren. Durch eine einheitliche Wortwahl werden Missverständnisse vermieden und es gibt weniger Supportfragen. Als Gegenargument hört man dann vielleicht, dass sich ein Unternehmen von seinen Konkurrenten absetzen muss und deshalb Varietät in der sprachlichen Darstellung zeigt. Aber Achtung: inhaltliche Konsistenz sollte den höheren Stellenwert einnehmen.

Die Informationen sollen verständlich sein, sowohl für den Kunden als auch für die eigenen Mitarbeiter. Das bedeutet: Es müssen einheitliche Benennungen mit den dazugehörigen Definitionen für die Mitarbeiter erstellt und etabliert werden. Dieser Fachwortschatz muss einheitlich in Kundeninformationen, wie zum Beispiel in Bedienungsanleitungen, verwendet werden, sodass keine Verständnisprobleme auftauchen und keine Fehlbedienungen auftreten können.

Terminologie Management in 4 Schritten:

  1. Schlüsselterminologie bestimmen
  2. Terminologie-Tool definieren und Terminologie in einem zugänglichen, flexiblen Format festhalten
  3. Terminologie in allen Dokumenten einheitlich verwenden
  4. Pflege der Terminologiedatenbanken

1. Schlüsselterminologie bestimmen

Bevor ein einheitlicher Fachwortschatz festgelegt werden kann, muss herausgefunden werden, welche Terminologie aktuell im Unternehmen verwendet wird. Hierbei wird mit hoher Wahrscheinlichkeit auffallen, dass für ein und dasselbe Objekt unterschiedliche Termini verwendet werden. Diese gilt es niederzuschreiben und zu evaluieren. Daran müssen Vertreter aus allen Abteilungen teilnehmen, sodass im Anschluss an diesen Arbeitsschritt jeder Mitarbeiter über die festgelegten Termini Bescheid weiß. Für jeweils eine festgelegte Benennung muss eine klare Definition erstellt werden. Es ist wichtig, dass bei diesem Arbeitsschritt auf klare Strukturen und Deutlichkeit geachtet wird.

2. Terminologie-Tool definieren und zugängliches und flexibles Format der Terminologiedatenbanken

Hat man sich nun auf die jeweiligen Benennungen mit ihren Definitionen geeinigt, geht es darum die Terminologiedatenbank flexibel und für alle zugänglich abzuspeichern. Hierfür gibt es eine Menge verschiedener Optionen. Zum Beispiel: speziell programmierte Software oder mit den im Unternehmen genutzten Warenwirtschaftssystemen. Wichtig bei der Auswahl: Verzicht auf starre Systeme. Die Zugriffsberechtigungen müssen eindeutig geregelt sein, um somit später eine effiziente Pflege der Datenbanken zu garantieren.

3. Einheitliche Nutzung der Terminologie

Jetzt, wo eine einheitliche Terminologie festgelegt wurde und diese zugänglich für alle ist, muss diese nur noch verwendet werden. Sowohl in der technischen Abteilung, als auch im Marketing, wie auch im Sales als auch bei Übersetzungen können die jeweils zuständigen Mitarbeiter auf die Datenbanken zugreifen. So wird gewährleistet, dass eine einheitliche Firmenterminologie angewandt wird. Gerade im Bereich Übersetzungen ist es wichtig, dem Übersetzer die Terminologie zur Verfügung zu stellen. So werden Rückfragen geringer. Bei weniger Rückfragen wird Zeit eingespart und gleichzeitig auch Kosten.

4. Pflege der Datenbanken

Um diese Terminologie auf dem neuesten Stand zu halten, müssen die Datenbanken dauerhaft gepflegt werden. Termini können überarbeitet werden, veraltete Benennungen können gelöscht werden und neue Definitionen können eingefügt werden. So wird garantiert, dass die Mitarbeiter stets auf die aktuelle Terminologie zurückgreifen.

Genau deswegen ist es wichtig diesen langfristigen Prozess in die fundamentalen Unternehmensstrukturen einzubinden und diesen gemeinsam mit allen zur Verfügung stehenden Fachkräften stetig zu verbessern.

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Teil 2 unserer Terminologie-Management-Reihe finden Sie hier: Terminologie-Management – Wie erstellt man ein Begriffssystem?

In Zusammenarbeit mit Laura Münch, Team Assistent bei because Germany KG

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