Single Source für Redaktionssystem

Information 4.0: Wie suche ich mein passendes CCMS aus?

Thomas G. und Markus F. haben inzwischen Metadaten und Taxonomien definiert. (Information 4.0: Informationen über Informationen) Sie haben sich auf die Suche nach intelligenten Lösungen gemacht, um ihre technische Dokumentation noch weiter zu automatisieren. Inzwischen haben sie verschiedene Angebote vorliegen. Die meisten Software-Anbieter haben aber keinen wirklichen Endpreis angegeben. Sie weisen darauf hin, dass Thomas G. und Markus F. zuerst einen Use Case machen sollen.

Use Case

Use case

Sabrina L. aus der Marketingabteilung wird hinzugezogen. Sie hat bereits für Marketing-Programme Use Cases erstellt. Zu dritt machen sie sich an die Arbeit. Sie analysieren ihre Probleme anhand einer Tabelle, die ein Software-Anbieter ihnen zugeschickt hat:

  • Viele allgemeine Texte in verschiedenen Anleitungen
  • Produktkonfigurationen, die einen geringen Einfluss auf das Gesamtdokument haben
  • Optionen, die der Kunde auswählen kann
  • Verschiedene Formate – PDF aber auch Web
  • Automatische Korrektur der Single-Source-Knoten
  • Versionierung
  • Abweichungen durch verschiedene Märkte
  • Verwaltung der Übersetzung
  • Terminologie

Fragen im Use Case. Aber was bedeutet das alles?

Thomas G. versucht darauf zu antworten:

Fragen

Antworten

Viele allgemeine Texte in verschiedenen Anleitungen

  • Ja – bisher immer Copy & Paste

Produktkonfigurationen, die einen geringen Einfluss auf das Gesamtdokument haben

  • Ja – aber welchen Einfluss haben sie?
  • Technische Daten?
  • Oder ändert sich der gesamte Text? Bisher haben wir darüber nie wirklich nachgedacht.

Optionen, die der Kunde auswählen kann

  • Ja, wir haben Optionen.

Verschiedene Formate – PDF aber auch Web

  • Momentan veröffentlichen wird alles in PDF.
  • Sabrina L. verwendet dann die Texte für ihre Broschüren oder auch für die Internetseite. Das ist mit sehr viel Arbeit verbunden.

Automatische Korrektur der Single-Source-Knoten

  • Single-Source haben wir jetzt. Aber wie ist eine automatische Korrektur möglich?

Versionierung

  • Ja, wir versionieren manuell.

Abweichungen durch verschiedene Märkte

  • Ja, besonders Europa/Amerika/Asien

Verwaltung der Übersetzung

  • Unsere Übersetzungsagentur kümmert sich um die Übersetzung. Wir hätten gerne ein System, das die Übersetzungen einschließt.

Terminologie

  • Sabrina L. hat ein Glossar. Die technische Abteilung hat ein paar Listen.

Sie senden ihre Antworten allen Software-Anbietern zu. Ein Software-Hersteller antwortet prompt und bietet einen kostenlosen Test an.

Markus F. findet diese Idee gar nicht schlecht. Er hat sich ja auch die anderen Programme beigebracht. Er antwortet umgehend und bittet um eine Testversion. Während er die Testversion auf seinem Computer einrichtet, bekommt Thomas G. Rückmeldung des Software-Anbieters, der die Fragen gesendet hat. Er bietet eine Demo an, bei der er das Programm vorstellen möchte und sendet noch weitere Fragen zu.

Der Software-Anbieter hat weitere Fragen zum Use Case

Thomas G.: „Ach, ist das alles kompliziert!“

Fragen

Antworten Markus F.

Software-Anbieter

Viele allgemeine Texte in verschiedenen Anleitungen

Ja – bisher immer Copy & Paste

 

Produktkonfigurationen, die einen geringen Einfluss auf das Gesamtdokument haben

Ja – aber welchen Einfluss haben Sie? Technische Daten? Oder ändert sich der gesamte Text? Bisher haben wir darüber nie wirklich nachgedacht.

  • Woher kommen die technischen Daten? Nutzen Sie in Ihrer Firma ein PLM?
  • Wie werden ihre Produktkonfigurationen erstellt? Gibt es einen Konfigurator?

Optionen, die der Kunde auswählen kann

Ja, wir haben Optionen.

  • Sind die Optionen Standard-Optionen?
  • Hat jede Option Standard-Texte?

Verschiedene Formate – PDF aber auch Web

Momentan veröffentlichen wird alles in PDF. Sabrina L. verwendet dann die Texte für ihre Broschüren oder auch für die Internetseite. Das ist mit sehr viel Arbeit verbunden.

  • Welche Software verwenden Sie momentan?
  • Haben Sie Standard-Layouts?

Automatische Korrektur der Single-Source-Knoten

Single-Source haben wir jetzt. Aber wie ist eine automatische Korrektur möglich?

Möglich durch Wiederverwendungen.

Versionierung

Ja, wir versionieren manuell.

  • Haben Sie einen genauen Workflow?

Abweichungen durch verschiedene Märkte

Ja, besonders Europa/Amerika/Asien

  • Textliche Abweichungen?
  • Abbildungen?

Verwaltung der Übersetzung

Unsere Übersetzungsagentur kümmert sich um die Übersetzung. Wir hätten gerne ein System, das die Übersetzungen einschließt.

  • In welche Sprachen übersetzen Sie?

Terminologie

Sabrina L. hat ein Glossar. Die technische Abteilung hat ein paar Listen.

  • Möchten Sie ein Authoring Help für mehr Brand Identity?

Test-System

Testversion

Markus F. hat inzwischen alles eingerichtet. Das System ist mit Word verbunden und hat Makros, die in Word das Dokument automatisch erstellen. Er liest nach und nach seine Knoten ein. Nun möchte er Metadaten und Taxonomien einrichten. Es findet dazu keine wirkliche Funktion. Er kann alles nur über die Ordnerstruktur steuern.

Mit Hilfe von Templates kann er nun seine Knoten wiederverwenden und Word erstellt automatisch das Dokument. Aber… irgendwie klappt das mit der automatischen Korrektur nicht. Warum??? Hat der andere Software-Anbieter nicht etwas über automatische Korrektur durch Wiederverwendung gesagt?

Die Erstellung in Word funktioniert, aber irgendwie dauert das ganze lange.

Und nun liest er die Übersetzungen ein. Das Ganze funktioniert ganz gut. Man muss sie hinterher aber noch in Word nacharbeiten, da jede Sprache eine andere Länge hat.

Layout

Momentan liegt ihm ein Beispiel-Layout vor. Er überlegt, ob das die Erstellung auch in anderen Layouts möglich ist. Das wäre natürlich super! Er kontaktiert den Software-Anbieter. Die Antwort kommt sofort:

„Nein, sie müssen sich auf ein Layout festlegen“.

Sabrina L. findet das nicht so gut. „Wenn wir eine Lösung suchen, dann sollten wir vielleicht nicht nur an heute denken, sondern überlegen, wie wir auch in Zukunft schneller arbeiten können.“

Thomas G. überlegt: „Ich schlage Folgendes vor: Markus, probiere weiter das System aus. Ich werde versuchen durch den Use Case durchzusteigen. Dann sehen wir weiter. Aber Markus, lass dir bitte ein angepasstes Layout geben. Dann können wir unsere ersten Anleitungen schon einmal so erstellen.“

Markus F. erstellt nun also die Anleitungen in einer Test-Software. Er liest Knoten ein und stellt fest, dass eine redaktionelle Software viele Vorteile hat.

Thomas G. schaut sich Demos an und erweitert seinen Use Case. Er lernt Neues über:

  • Filter
  • Dita
  • iiRDS
  • Videos in technischer Dokumentation
  • Integrationen mit anderen Systemen
  • XML
  • Mapping
  • Workflow

In unserem nächsten Blog erfahren wir, was Thomas alles gelernt hat und wie Markus F. mit der Test-Software klarkommt.

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