Die Sommerzeit ist nun vorbei und Thomas G. und Markus F. sind nun wieder aus dem Urlaub zurück. Trotz Urlaub auf den Malediven konnte Thomas G. das Thema Technische Dokumentation und Single Source nicht vergessen (Roadmap für Information 4.0 Modularisierung). Er hat sich Fachzeitschriften an den Strand mitgenommen und versucht herauszufinden, wie andere Unternehmen das Thema lösen.
Dabei ist er auf einen sehr interessanten Artikel gestoßen: Metadaten und Taxonomien. Ganz aufgeregt hat er Markus F. angerufen, der etwas verärgert aus seiner Urlaubsstimmung gerissen wurde. Markus F. versprach ihm aber, sich auch zu informieren, um im September mit Metadaten und Taxonomien durchzustarten.
Beide sind nun aus dem Urlaub zurück und diskutieren darüber, wozu Metadaten und Taxonomien eigentlich gut sind. Markus F. hat schon große Angst davor, schon wieder mit Arbeit überhäuft zu werden.
Aber was sind eigentlich Metadaten?
Metadaten sind Informationen über Informationen.
„Das hört sich irgendwie kompliziert an.“, sagt Markus F.
„Ach Quatsch!“, sagt Thomas G. „Schau doch mal hier.“ Thomas G. zaubert einen Artikel hervor, der Metadaten wunderbar beschreibt.
Nehmen wir ein Textmodul, auch Textknoten genannt. Metadaten geben Informationen über diesen Textknoten. Der Name des Knotens ist beispielsweise ein Metadatum. Der Verfasser der Textknoten, die Version… all das sind Metadaten.
Aber mit einem Metadatum kann auch angegeben werden, für welches Land dieser Textknoten verwendet werden soll… oder die Modellnummer des Motors, der in dem Textknoten beschrieben wird.
„Metadaten definieren also die Eigenschaften der Information in dem Textknoten.“, überlegt Markus F.
„Genau! Und dank der Metadaten können wir unsere Textknoten besser strukturieren und suchen!“, freut sich Thomas G.
Aber was sind eigentlich Taxonomien?
„Und was sind Taxonomien?“, fragt Markus F.
Auch das wird in dem Fachartikel erklärt. Taxonomien sind strukturierte Metadaten. In Taxonomien gibt es ein führendes Metadatum und Unterkategorien. Man kann sich das wie ein Organigramm vorstellen.
Wenn eine Firma verschiedene Motormodelle hat und die einzelnen Motoren unterschiedliche Eigenschaften haben, kann man eine Taxonomie erstellen. Dadurch können Textknoten noch besser sortiert werden.
Nun möchten Thomas G. und Markus F. das Gelernte in die Tat umsetzen.
Sie schauen sich dazu die Produkte ihrer Firma an und versuchen eine Produktreihe zu analysieren.
Was ist das Hauptprodukt? Wo sind die Unterschiede? Wie werden die Produkte konfiguriert? Gibt es klare Eigenschaften?
Markus F. möchte nun die Textknoten dementsprechend in Ordner aufteilen. Aber wie können die Metadaten ohne System definiert werden? Wie kann Markus F. die Textknoten etikettieren? Thomas G. hat eine Idee: Der Name des Dokuments. Sie nehmen nun zusammen die Textknoten der ausgewählten Produktreihe unter die Lupe. Für die einzelnen Eigenschaften und Konfigurationen definieren Sie Abkürzungen, die im Dokumentnamen bereits darauf hinweisen.
Somit können Sie manuell nach den einzelnen Dokumenten suchen und wissen schon, worum es geht.
Doch das reicht nicht aus. Sie erstellen Ordner und Unterordner, die die von Ihnen erstellte Taxonomie wiederspiegeln. Auch die Ordner bekommen deutliche Namen. Nun können die Ordner mit den Textknoten befüllt werden.
„Puh! Das ist aber ganz schön viel Arbeit.“, beschwert sich Markus F.
Nach und nach wühlt sich Markus F. nun durch die Dokumentenwüste, analysiert die Produktreihen, erstellt Taxonomien und Metadaten.
Um nicht durcheinander zu kommen, erstellt er auch eine Legende, die die Abkürzungen definieren und Organigramme, die die Taxonomie-Orderstrukturen wiederspiegeln.
Thomas G. ist ganz aus dem Häuschen. Single Source & Metadaten & Taxonomien. Er spart nun viel Zeit bei der Erstellung der Dokumentationen. Aber… es ist doch irgendwie ein Herumgesuche und immer dieses Copy & Paste – das gefällt Thomas G. noch nicht. Es muss doch irgendwie ein Makro in den Verarbeitungsprogrammen geben oder eine Software, das die Suche und die Arbeit erleichtert. Deshalb schaut er sich wieder im Internet um und stößt auf Lösungen, die ihm die Suche und das Copy & Paste zumindest erleichtern. Er kontaktiert diverse Anbieter und wartet nun ungeduldig auf eine Antwort.
In unserem nächsten Blog stellen einige Anbieter Thomas G. Lösungen vor. Mit Hilfe von Makros wird er dann die technische Dokumentation noch weiter verbessern. Aber er wird auch dieses Mal wieder an seine Grenzen stoßen.