InDesign: Grundregeln für die technische Dokumentation in InDesign

Wie erstellt man eine technische Dokumentation in InDesign, die für die Übersetzung optimiert ist?

Sie wissen nicht, wie Sie ein InDesign-Dokument richtig erstellen? Möchten Sie ein einziges mehrsprachiges Dokument und wissen nicht, wie das geht? Wenn die Datei übersetzt wurde, treffen Sie auf viele Layout-Probleme, die Sie nicht lösen können? Wenn Sie gerade mit InDesign angefangen haben oder wenn Sie Informationen zur richtigen Nutzung suchen, ist dieser Blog genau das Richtige für Sie!

Was ist InDesign?

InDesign ist das vielseitigste, intuitivste und funktionsreichste professionelle Layoutprogramm, mit dem Sie einfache aber auch sehr stylische Layouts erstellen können. Das Programm wird hauptsächlich von Grafikern zur Erstellung des Marketing-Materials, aber auch von technischen Redakteuren für die Erstellung von technischen Handbüchern und Produktblättern verwendet.

InDesign in der mehrsprachigen Dokumentation

Die technische Dokumentation ist für ein Unternehmen sehr wichtig und der technische Redakteur spielt eine sehr wichtige Rolle bei der Erstellung von Dokumenten, insbesondere zur:

  • Erstellen Sie für jede Sprache eine Ebene.
  • Erstellung technischer Texte
  • Integration von Bildern in den Texten

Wichtig ist es, ein gute Layoutstruktur vorzubereiten, insbesondere wenn die Dokumentation weltweit exportiert werden soll.

InDesign kann Folgendes:

  • Erstellung eines Dokuments mit einem modernen und attraktiven Layout
  • Senkung der Übersetzungszeit und -kosten
  • Erstellung eines einzigen mehrsprachigen Dokuments

Aber wenn Sie schon während der Erstellung des Dokuments nicht aufpassen, können Sie auf eine Reihe von Fehlern stoßen:

  • Verschwundene Bilder
  • Zellen überlappen
  • Unlesbare Dokumente
  • Verlorene Fonts, etc…

Das ist besonders ärgerlich, wenn die Dokumentation eine Übersetzung benötigt und die Nachbearbeitung den Zeit- und Kostenrahmen sprengt.

Um diese Unannehmlichkeiten zu vermeiden, sollten Sie, die folgenden Grundregeln zu Erstellung optimierter Layouts für einen effektiveren und schnelleren Übersetzungsprozess beachten:

  • Erstellen Sie für jede Sprache eine Ebene.

  • Verwenden Sie offene Fonts, um die Mac- und Windows-Kompatibilität zu garantieren.
  • Prüfen Sie auf Sonderzeichen.
  • Kontrollieren Sie, dass alle Texte editierbar sind. Nur so sind die Texte übersetzbar.
  • Ordnen Sie die Grafiken in einer dafür vorgesehenen Ebene an.
  • Stellen Sie den Textfluss ein und richten ihn über die Schaltfläche aus.

    Um den Vorgang zu beschleunigen, erstellen Sie einen Object Style. Dann können die gewünschten Einstellungen auf jedes Bild angewendet werden.

  • Wenn Sie Text in den Abbildungen brauchen, erstellen Sie Textfelder und bearbeiten nicht direkt die Grafik! Dann ist der Text in den Abbildungen editier- und übersetzbar.
  • Lassen Sie für den übersetzten Text genügend Platz. Andere Sprachen sind eventuell länger und brauchen dann auch mehr Platz als die Ausgangssprache. Daumenregel: Die Textfelder sollten ungefähr 20% mehr Platz für möglichen Text haben.
  • Vermeiden Sie Umbrüche (Enter-Taste), die Sätze unterbrechen. Übersetzungsprogramme definieren diese Umbrüche als zwei verschiedene Sätze.
  • Bei nummerierten Listen geben Sie niemals die Zahlen manuell ein. Sie können die Nummerierung direkt in InDesign einstellen.

  • Um den Abstand zwischen zwei Absätzen zu vergrößern, passen Sie nicht den Zeilenabstand an, sondern stellen Sie den Abstand über Before Space / After Space ein.
    Diese Aktion kann auch durch Absatzformate automatisiert werden.
  • Bereiten Sie Absatzformate für jede Sprache vor und vermeiden Sie es, sie lokal zu ändern. Ein häufiger Fehler ist es, einen Stil zu erstellen, ihn auf einen Absatz anzuwenden und ihn dann manuell über das Bedienfeld zu ändern.
    Wenn einzelne Sprachen anderen Einstellen benötigen, stellen Sie klare Absatzformate mit den jeweiligen Sprachkürzeln ein, z.B. Deutsch- DE, Niederländisch-NL, ect.

  • Wenn Sie die Absatzformate richtig erstellen, könne Sie automatisch auch Inhaltsverzeichnisse erstellen. Vermeiden Sie das manuelle Erstellen des Inhaltsverzeichnisses.

Möchten Sie weitere InDesign-Tipps erhalten? Verpassen Sie nicht unsere nächsten Blogs.

In Zusammenarbeit mit Sofia Roccatello

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