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InDesign, FrameMaker, MS Word oder Redaktionssystem? WARUM wechseln?

Es passiert mir immer öfter, dass ich mit Verantwortlichen der technischen Dokumentation von Maschinenbauern über die Vor- und Nachteile der Verwendung verschiedenster Software zur technischen Kommunikation spreche. In den meisten Fällen bleibt es bei den 3 großen: InDesign, FrameMaker und MS Word – Kreuz und Freude aller technischen Büros. In manchen Fällen kommen auch Software ins Gespräch, die vom Maschinenbauer selbst gar nicht mehr unterstützt werden  (z.B.: Quicksilver) oder solche, die für die Veröffentlichung technischer Dokumentation völlig ungeeignet sind und man sich fragt, wieso sie überhaupt benutzt werden (z.B.: QuarkXPress oder Publisher).

Bei solchen Diskussionen höre ich bisweilen sehr ausgeklügelte Aussagen zu gewissen Parametern, wie die Konfigurierbarkeit des Layouts, die Stabilität der Formate, die Einstellung von Variablen, Strukturen, Tabellen, Links usw. Manche wagen es dann Folgendes vorzuschlagen: Warum gehen wir nicht von Software X zu Software Y über?

Zum klassischen Herantasten an dieses Thema (und die verschiednen Blogs zur technischen Dokumentation sind voll von dieser Art von Diskussion) muss den unterschiedlichen Leistungsfähigkeiten sowie den verschiedenen Parametern einer jeden Software in ihrer neuesten Version auf den Grund gegangen werden. Meiner Meinung nach ist eine solche Analyse genauso weit von den Bedürfnissen der Maschinenbauer entfernt, wie die Venus von der Erde.

Die wahren Gründe für solch eine Wahl können nur in den Herausforderungen liegen, denen sich der Sondermaschinenbauer stellen muss:

  • Kurzfristig: Der Maschinenbauer ist gerade mit dem Bau einer Anlage fertig, die in 2 Wochen (mit chinesischen Anweisungen) in China abgenommen wird. Diese Anlage ähnelt zu 90% einer anderen, die aber leider in Brasilien verkauft wurde (und deren Anleitung daher auf Portugiesisch ist), während sie zu 50% einer anderen Anlage ähnelt, die in China verkauft wurde. Was das Ganze noch komplizierter macht, ist die Tatsache, dass das Handbuch sehr schwer ist, da die Maschinenrichtlinie alle möglichen Themen vorsieht – einschließlich der äußerst komplizierten Installation. Aber das Handbuch muss zur Freigabe fertig sein, sonst wird der Auftraggeber nicht bezahlen.
  • Mittelfristig: Der Kunde muss mit einer angemessenen technischen Kommunikation die neuen Maschinenmodelle (d.h. den neusten technologische Fortschritt) vorantreiben, die in nur 5 Jahren das kommende Mittelalter sein werden. Viel Innovation, die dann erneuert werden muss, weil sie sonst doch wieder alt ist. Zum Verkauf muss der Maschinenbauer auf Anfrage der Betreffenden schnell aufgeschlüsselte Angebote verschicken, die immer weniger in Deutsch oder Englisch sind. Daraus entstehen Pflichtenhefte, die dem Verkauf dienen, sowie technische Spezifikationen, die den Bau der Maschine begleiten – und das alles multikulti.
  • Langfristig: Der Maschinenbauer wird seine technischen Unterlagen, dem komplexen Phänomen der “Industrie 4.0 angepasst, erstellen.  Dabei handelt es sich um Dokumente, die online, on demand, automatisiert in unterschiedlichen Formaten und mit verschiedenen Zielen zur Verfügung stehen.

Keine dieser Herausforderungen misst sich an Layouts, Abschnitten, Stilen und Tabellen. Hier schreiben wir nicht gerade eine vierseitige technische Broschüre für eine Kaffeemaschine in 25 Sprachen und auch kein 20-seitiges Handbuch eines Getriebemotors, wovon 15 Seiten Zeichnungen sind. Wir sprechen hier von einer langen, komplexen, in weiten Teilen repetitiven Dokumentation, die in immer anderen Sprachen erstellt wird und sofort auf modulare Weise (weil das Projekt es von Anfang an ist) zu erstellen ist. Wir sprechen von einer Dokumentation, die vom Verkauf bis zur Abnahme mit dem übereinstimmen muss, was von immer strengeren Richtlinien vorgesehen ist. Wir sprechen von einer technischen und von einer technisch/kommerziellen Dokumentation in immer “exotischeren” Sprachen zur Unterstützung des Exportbüros. Schließlich sprechen wir von einer Dokumentation, die nicht mehr PUSH (vom Maschinenbauer aufs Auge gedrückt) sondern ON DEMAND (nur dann angefragt, wenn sie erforderlich) ist, die sich mit der Taktung der Elektro- und Maschinenwartung der Maschinenautomation anpasst.

In diesem Zusammenhang ist die Mindestanforderung einer jeden Software die absolute Kompatibilität mit den Übersetzungsinstrumenten (CAT-Tools) sowie mit den modularen Autorensoftware-Instrumenten bzw. dem Component Content Management System (CCMS), um wertvolle Ressourcen in Bezug auf Zeit und Kosten einzusparen.

Aber die Hauptanforderung ist eigentlich eine völlig andere: Flexibilität. Jeder Maschinenbauer hat seine Absatzmärkte sowie seine Herausforderungen und eine perfekte und uneingeschränkte Lösung in Form einer Software kann es niemals geben. An dieser Stelle kann nur ein Geschäftspartner mit langjähriger Erfahrung und ohne vorgefertigte Lösungen (oder schlimmer noch proprietäre Lösungen) aus dem Bereich der mehrsprachigen technischen Kommunikation den Maschinenbauer zu der Entscheidung führen, die für ihn am angemessensten ist.

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